BPAD: Fasilitas menuju Keterbukaan Informasi

“Kalo kamu ingin mengenal dunia maka membacalah!”

Pasal 31 ayat 1 UUD 1945 menyatakan hak setiap warna negara atas pendidikan. “Setiap warga negara berhak mendapat pendidikan”. Namun pada kenyataannya biaya pendidikan yang tinggi tetap tidak dapat dijangkau oleh kalangan-kalangan tertentu.

Meskipun begitu, masyarakat yang memang ingin belajar masih memiliki fasilitas lain yang dapat mereka akses. Salah satunya adalah perpustakaan umum. Perpustakaan ini terbuka untuk siapa saja yang ingin menimba ilmu pengetahuan. Hanya menunjukkan kartu identitas, siapa saja dapat menjelajah dunia pengetahuan yang begitu luas.

Perpustakaan Kota Yogyakarta

Yogyakarta memiliki total empat buah perpustakaan serta satu badan arsip. Keempat perpustakaan masing-masing memiliki klasifikasi. Unit JLC (Jogja Library Center)  yang terletak di Malioboro merupakan pusat koran lokal dan nasional. Unit Badran I di Jln.Tentara Rakyat Mataram 4,Yogyakarta menyediakan buku-buku untuk berbagai kategori (umum). Unit TRM I  yang juga terletahk di ln.Tentara Rakyat Mataram menyediakan arsip-arsip. Unit Jogja Study Center (JSC) di Kota Baru khusus menyediakan buku untuk anak-anak, dan yang terakhir unit Badran II yang terletak di Jln.Tentara Rakyat Mataram No.29 Yogyakarta menyediakan koleksi – koleksi langka.

Seperti dikutip dalam website resminya (http://bpadjogja.info/visi-misi-bpad.html, diakses 22 Juni 2012), BPAD (Badan perpustakaan dan Arsip Daerah) Yogyakarta memiliki visi “Terwujudnya Perpustakaan dan Arsip sebagai Sumber Referensi dan Informasi Menuju Masyarakat Pembelajar (Learning Society) di DIY pada tahun 2025”. Visi tersebut diturunkan kedalam lima misi. Salah satunya adalah “Meningkatkan peran perpustakaan menjadi rumah belajar bagi masyarakat untuk meningkatkan kecerdasan dan daya saing”Dengan misi tersebut perpustakaan melayani masyarakat yang datang untuk mencari informasi.

ImageGrafik jumlah pengunjung tahun 2011 menunjukkan jumlah pengunjung terbanyak datang dari kalangan mahasiswa. Pelajar menempati urutan kedua dengan selisih yang cuku jauh. Sementara itu, pengunjung yang tidak membawa identitas institusi pendidikan jauh tertinggal dari segi jumlah. Hanya sepersepuluh dari jumlah pengunjung pelajar. Hal tersebut menunjukkan minat baca kalangan umum atau non pelajar-mahasiswa masih rendah.  Padahal perpustakaan umum didirikan bagi seluruh lapisan masyarakat tanpa terkecuali untuk menimba ilmu.

Paling Sepi dan Jarang dikenal

Diantara lima unit perpustakaan, yang laing kurang  dikenal oleh masyarakat adalah Unit TRM I yang mengurusi arsip. Padahal banyak pengetahuan yang dapat diperoleh dari tempat ini.

Menurut salah seorang pekerjanya, badan arsip ini bertugas mendokumentasikan segalam macam arsip yang dapat dipakai kembali atau memiliki nilai lebih.

“ Arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip statis dan dinamis,” pekerja yang menolak disebutkan namanya tersebut menjelaskan.

Arsip dinamis masih dibedakan kembali dalam dua kategori, yaitu aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip untuk kegiatan yang memiliki rutinitas berlangsung yang cukup sering,. Sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang kurang lebih berumur satu atau dua tahun setelah masa berlakunya. Ketika arsip dinamis inaktif memiliki nilai lebih maka dia akan dibekukan menjadi arsip statis yang akan disimpan. Namun, ketika nilai arsip tersebut kurang, maka akan dimusnakahkan.

Arsip adalah segala sauatu yang berhubungan dokumentasi seperti surat menyurat. Namun yang disebut sebagai arsip tidak hanya surat atau segala sesuatu yang berbentuk dokumen tertulis saja, namun juga audio serta audiovisual. Bentuk dokumen teks yang disimpan dalam badan arsip untuk dipublikasikan meliputi kebijakan yang dibentuk pemerintah dalam kurun waktu tertentu. Selain itu, bisa juga foto atau surat-suarat yang mengandung nilai sejarah. Dokumen video yang diarsipkan bisa terdiri atas liputan kegiatan yang diselenggarakan pemerintah.

Arsip dalam analogi yang lebih sederhana sama seperti laporan berlangsungnya suatu kegiatan yang dielenggarakan olh panitia kegiatan. Untuk melancarkan jalannya kegiatan, panitia perlu megjukan proposal serta meproduksi surat-surat tertentu. Untuk pertanggungjawaban atas kegiatan yang dilangsungkan dan hasilnya, maka panitia perlu melaporkan jalannya kegiatan serta membuat laporan pertanggungjawaban di akhir kegiatan. Dalam sisitem pemerintahan, kegiatan yang diselenggarakan kaan lebih besar, namun tetap menuntut kelengkapan arsip yang sama.

Image

Hak akses informasi masih Dibatasi

Konten Unit TRM I yang berisi arsip memang paling berbeda dibandingkan keempat tempat lainnya. Perbedaan lainnya adalah kebebasan mengakses informasi. Badan arsip membatasi akses informasi hanya meliputi arsip-arsip tertentu saja. Sejauh yang dapat ditemukan di badan arsip tersebut, hanyalah arsip mengenai daftar kebijakan yang dikeluarkan pemerintah, arsip sejarah, serta arsip dokumentasi berjalannya sebuah kegiatan.

Sementara itu, berdasarkan peraturan serta kesepakatan bersama badan arsip tidak membuka arsip yang berkaitan dengan tanah dan bangunan milik personal. Selain itu, badan arsip juga tidak membuka arsip mengenai laporan pertanggungjawaban pemerintah untuk satu tahun jalannya kegiatan pemerintahan. Arsip lain yang juga dirahasiakan adalah arsip anggaran pendapatan dan belanja serta anggaran kegiatan pemerintah.

Keberadaan arsip sebagai suatu bentuk dokumentasi sebenarnya bisa menjadi alat yang cukup efektif dalam mengevaluasi kerja pemerintah. Namun sayang, keternatasan akses masyarakat maupun peneliti untuk informasi tersebut membuat evaluasi terbuka susah untuk dilaksanakan. Sebenarnya melalui keterbukaan arsip informasi tersebut maka masyarakat dapat menganalisa kebobrokan kerja pemerintah agar kepemimpinan selanjutnya tidak jatuh pada lubang yang sama.
Sylvia Dewi Puspitaningtyas (090903836)


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s